Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Ostrowcu Świętokrzyskim - Zamówienia publiczne poniżej 30 000,00 euro (do 31.12.2020)

Znak sprawy:  A.261.60.2020

1. Nazwa i adres Zamawiającego:

Gmina Ostrowiec Świętokrzyski - Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Ostrowcu Świętokrzyskim, ul. Świętokrzyska 22, 27-400 Ostrowiec Świętokrzyski, woj. świętokrzyskie, tel. (41) 276 76 00, faks: (41) 265 22 51.

2. Tryb udzielania zamówienia:

   1. Zamówienie prowadzone jest z wyłączeniem stosowania przepisów ustawy Prawo Zamówień Publicznych.
   2. Wartość zamówienia nie przekracza kwoty 30.000 Euro netto.

3. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest - „kompleksowe usługi pogrzebowe dla potrzeb Gminy Ostrowiec Świętokrzyski - Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Ostrowcu Świętokrzyskim”.

Przedmiot zamówienia:

Pogrzeb winien odbywać się z poszanowaniem godności osób zmarłych i ich rodzin, zgodnie z przyjętymi w tym zakresie normami i zwyczajami oraz zgodnie z przepisami określonymi w ustawie z dnia 31 stycznia 1959 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych (tekst jednolity Dz.U. z 2020 r. poz. 1947) oraz przepisami wykonawczymi do tej ustawy.

Gmina Ostrowiec Świętokrzyski – Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Ostrowcu Świętokrzyskim sprawia pogrzeb osobom zmarłym na jej terenie, w tym także dzieciom martwo urodzonym bez względu na czas trwania ciąży (Rozporządzenie Ministra Zdrowia z 7 grudnia 2001 r. w sprawie postępowania ze zwłokami i szczątkami ludzkimi Dz. U. z 2001 r. Nr 153, poz. 1783) w przypadkach określonych w art. 10 ust. 3 ustawy z dnia 31 stycznia 1959 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych (Tekst jednolity Dz. U. z 2020 r., poz. 1947).

Podjęcie czynności związanych z pochówkiem poprzedzi każdorazowe wystawienie, przez MOPS Ostrowiec Świętokrzyski, zlecenia wykonania usług pogrzebowych.

1. Zakres zamówienia obejmuje:
   1. pochowanie zwłok osoby dorosłej, dziecka (5 mężczyzn, 2 kobiety i 1 dziecko),
   2. pochowanie zwłok dzieci martwo urodzonych, bez względu na czas trwania ciąży (dwa razy w roku).

Rzeczywista liczba dokonanych pochówków może ulec zmianie. Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Ostrowcu Świętokrzyskim dopuszcza możliwość zmniejszenia ilości zamawianych pogrzebów, co nie będzie stanowiło podstawy do odstąpienia od zawartej umowy. Zamawiający zapłaci Wykonawcy za rzeczywistą liczbę wykonanych pogrzebów.

Zamawiający wskazuje, iż może zachodzić konieczność pochowania osoby, która zmarła z powodu SARS-CoV-2, co nie może być powodem zwiększenia ogólnego kosztu pochówku.
Wykonawca każdorazowo po sprawieniu pogrzebu będzie informował Zamawiającego o dacie wykonania pochówku, nr miejsca pochówku i adresie cmentarza, na którym osoba została pochowana.

Szczegółowy zakres czynności składających się na wykonanie usługi pogrzebowej dla zmarłych osób dorosłych, dzieci, w tym także dzieci martwo urodzonych, bez względu na czas trwania ciąży, obejmuje w szczególności:

1. Usługa pogrzebowa dla osoby dorosłej:
   1. Miejsce pochówku:
      1. na Cmentarzu Komunalnym (plac bez prawa zabudowy),
      2. na cmentarzach parafialnych w Ostrowcu Św. do istniejącego grobu, którego dysponentem była osoba zmarła lub przysługiwało jej prawo do pochowania w tym grobie,
   2. Zapewnienie najtańszej trumny z podstawowym wyposażeniem oraz wiązanki kwiatów (10 szt. kwiatów sztucznych na sztucznym podkładzie wraz z szarfą okolicznościową). Trumna musi posiadać wymiary dostosowane do gabarytów osoby zmarłej.
   3. Tabliczka na trumnę z napisem zawierającym dane zmarłego: imię i nazwisko, datę urodzenia, datę zgonu (w przypadku osoby nieznanej: NN, datę zgonu lub znalezienia zwłok).
   4. Transport, umieszczenie i przechowanie zwłok osób zmarłych na terenie miasta Ostrowca Św. w prosektorium w tym:
      • przechowanie zwłok w chłodni od dnia zlecenia (telefonicznego lub pisemnego lub przesłanego za pośrednictwem faxu/drogą elektroniczną) do czasu pochówku,
      • transport i umieszczenie w chłodni zwłok osób zmarłych na terenie miasta Ostrowca Św. Samochód do przewozu zwłok musi zapewniać sanitarne i techniczne bezpieczeństwo przewozu, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
   5. Przygotowanie zwłok osoby zmarłej do pochówku i ubranie zwłok wraz ze złożeniem do trumny.
   6. Zapewnienie stosownego ubrania:
      1. ubranie  męskie – komplet z bielizną i obuwiem, w tym: garnitur, koszula, krawat, slipy męskie, skarpety, buty,
      2. ubranie damskie – komplet z bielizną i obuwiem, w tym: garsonka z bluzką lub sukienka, biustonosz, majtki, rajstopy, buty.
   7. W przypadkach wymaganych przepisami sanitarnymi – worek foliowy.
   8. Wystawienie zwłok w kaplicy na Cmentarzu Komunalnym.
   9. Transport trumny do miejsca pochówku i do kościoła.
   10. Udział żałobników w ceremonii pogrzebowej.
   11. Posługa kapłańska lub mistrz ceremonii świeckiej.
   12. Zapewnienie krzyża nagrobnego (lub innego symbolu religijnego w zależności od wyznania).
   13. Usługi grabarskie:
       1. na Cmentarzu Komunalnym do grobu ziemnego:
          • pochowanie do grobu ziemnego. Wykopanie grobu, tradycyjnego ziemnego pojedynczego i złożenie do grobu, zasypanie grobu, usypanie mogiły.
          • zezwolenie na wykonanie grobu ziemnego,
          • opłata za czynności kancelaryjne i terenowe związane z wykonaniem pogrzebu – do grobu ziemnego,
       2. na Cmentarzu Komunalnym do istniejącego grobu murowanego, którego dysponentem była osoba zmarła lub przysługiwało jej prawo do pochowania w tym grobie:
          • pochowanie do grobu murowanego,
          • opłata za czynności kancelaryjne i terenowe związane z wykonaniem pogrzebu – do grobów murowanych,
       3. na Cmentarzach Parafialnych w Ostrowcu Św. do istniejącego grobu, którego dysponentem była osoba zmarła lub przysługiwało jej prawo do pochowania w tym grobie:
          • pochowanie do grobu ziemnego,
          • pochowanie do grobu murowanego,
          • opłata za czynności kancelaryjne i terenowe związane z wykonaniem pogrzebu.

Usługa pogrzebowa dla osoby dorosłej dot. również dziecka powyżej 6 roku życia.

2. Usługa pogrzebowa dla dziecka do lat 6:
   1. Miejsce pochówku:
      1. na Cmentarzu Komunalnym (plac bez prawa zabudowy),
      2. na cmentarzach parafialnych w Ostrowcu Św. do istniejącego grobu, którego dysponentem jest rodzic zmarłego dziecka lub przysługiwało dziecku prawo do pochowania w tym grobie,
   2. Zapewnienie najtańszej trumny z podstawowym wyposażeniem oraz wiązanki kwiatów (10 szt. kwiatów sztucznych na sztucznym podkładzie wraz z szarfą okolicznościową). Trumna musi posiadać wymiary dostosowane do gabarytów osoby zmarłej.
   3. Tabliczka na trumnę z napisem zawierającym dane zmarłego: imię i nazwisko, datę urodzenia, datę zgonu (w przypadku osoby nieznanej: NN, datę zgonu lub znalezienia zwłok).
   4. Transport, umieszczenie i przechowanie zwłok osób zmarłych na terenie miasta Ostrowca Św. w prosektorium w tym:
      • przechowanie zwłok w chłodni od dnia zlecenia (telefonicznego lub pisemnego lub przesłanego za pośrednictwem faxu/drogą elektroniczną) do czasu pochówku,
      • transport i umieszczenie w chłodni zwłok osób zmarłych na terenie miasta Ostrowca Św. Samochód do przewozu zwłok musi zapewniać sanitarne i techniczne bezpieczeństwo przewozu, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
   5. Przygotowanie zwłok osoby zmarłej do pochówku i ubranie zwłok wraz ze złożeniem do trumny.
   6. Zapewnienie stosownego ubrania:
      1. ubranie dla chłopca – komplet z bielizną i obuwiem, w tym: garnitur, koszula, krawat, slipy męskie, skarpety, buty,
      2. ubranie dla dziewczynki – komplet z bielizną i obuwiem, w tym: garsonka z bluzką lub sukienka, majtki, rajstopy, buty.
      3. ubranie dla noworodka - becik.
   7. W przypadkach wymaganych przepisami sanitarnymi – worek foliowy.
   8. Wystawienie zwłok w kaplicy na Cmentarzu Komunalnym.
   9. Transport trumny do miejsca pochówku i do kościoła.
   10. Udział żałobników w ceremonii pogrzebowej.
   11. Posługa kapłańska lub mistrz ceremonii świeckiej.
   12. Zapewnienie krzyża nagrobnego (lub innego symbolu religijnego w zależności od wyznania).
   13. Usługi grabarskie:
       1. na Cmentarzu Komunalnym do grobu ziemnego:
          • pochowanie do grobu ziemnego. Wykopanie grobu, tradycyjnego ziemnego pojedynczego i złożenie do grobu, zasypanie grobu, usypanie mogiły,
          • zezwolenie na wykonanie grobu ziemnego,
          • opłata za czynności kancelaryjne i terenowe związane z wykonaniem pogrzebu – do grobu ziemnego,
       2. na Cmentarzu Komunalnym do istniejącego grobu murowanego, którego dysponentem jest rodzic zmarłego dziecka lub przysługiwało dziecku prawo do pochowania w tym grobie:
          • pochowanie do grobu murowanego,
          • opłata za czynności kancelaryjne i terenowe związane z wykonaniem pogrzebu – do grobów murowanych,
       3. na Cmentarzach Parafialnych w Ostrowcu Św. do istniejącego grobu, którego dysponentem jest rodzic zmarłego dziecka lub przysługiwało dziecku prawo do pochowania w tym grobie:
          • pochowanie do grobu ziemnego,
          • pochowanie do grobu murowanego,
          • opłata za czynności kancelaryjne i terenowe związane z wykonaniem pogrzebu.
3. Usługa pogrzebowa dla dzieci martwo urodzonych obejmuje w szczególności:
   1. Odebranie zwłok wraz z niezbędną dokumentacją z Zespołu Opieki Zdrowotnej w Ostrowcu Świętokrzyskim, ul. Szymanowskiego 11.
   2. Pojemnik do przewozu zwłok winien odpowiadać normom prawnym w tym zakresie obowiązującym.
   3. Przechowywanie zwłok w chłodni do czasu kremacji.
   4. Przewóz zwłok do kremacji.
   5. Kremację zbiorową, zwłoki winny być spopielane w pojemnikach do tego przeznaczonych (zwłoki i pojemnik kremacyjny winien być przygotowany w sposób umożliwiający ich spopielenie).
   6. Zakup urny na prochy i wiązanki kwiatów (10 szt. kwiatów sztucznych na sztucznym podkładzie wraz z szarfą okolicznościową).
   7. Złożenie urny z prochami na cmentarzu w miejscu do tego wyznaczonym.
   8. Obsługę pochówku.
   9. Wniesienie niezbędnych opłat.

Pogrzeb dzieci martwo urodzonych organizuje się dwa razy w roku, tj.: w dniu 25 marca (Dzień Świętości Życia) i 15 października (Dzień Dziecka Utraconego) lub w kolejny dzień roboczy każdego roku kalendarzowego.

Odbiór zwłok dzieci martwo urodzonych z Zespołu Opieki Zdrowotnej w Ostrowcu Świętokrzyskim, ul. Szymanowskiego 11 będzie odbywał się dwa razy w roku, przed wskazanymi wyżej dniami. Terminy odbioru zwłok Wykonawca ustali z Zespołem Opieki Zdrowotnej w Ostrowcu Św.

Pochówek dzieci martwo urodzonych będzie odbywał się na Cmentarzu Komunalnym w Ostrowcu Świętokrzyskim, ul. Długa 8. Prochy zostaną złożone w Grobie Dzieci Utraconych nr 26, sektor 8, rząd 5, którego Dysponentem jest Parafia rzymskokatolicka p.w. Św. Michała Archanioła w Ostrowcu Świętokrzyskim, ul. Okólna 19.

Wzór umowy dostępny jest w siedzibie Zamawiającego. Na zgłoszone żądanie zostanie udostępniony oferentom.

4. Termin realizacji zamówienia:

od dnia 01.01.2021 r. do dnia 31.12.2021 r.

5. Wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie należy dołączyć do oferty:

   1. Formularz ofertowy - Załącznik Nr 1,

   2. Szczegółowa kalkulacja usługi pogrzebowej - Załączniki Nr 2-5,

   3. Oświadczenie o niezaleganiu wobec ZUS i US - Załącznik Nr 6,

   4. Odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności  gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia - lub wskazanie przez Wykonawcy adresu internetowego ogólnodostępnej bezpłatnej bazy danych, z której Zamawiający ww. dokument może pobrać.

6. Opis sposobu obliczania ceny:

   1. Wykonawca podaje cenę ofertową brutto w PLN (cyfrowo i słownie), z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
   2. Zaoferowana cena powinna obejmować wszelkie koszty jakie poniesie Wykonawca z tytułu realizacji zamówienia i nie może ulec zmianie.
   3. Zamawiający nie dopuszcza przedstawiania ceny ofertowej w kilku wariantach.
      W przypadku przedstawienia ceny w taki sposób oferta zostanie odrzucona.
   4. Jeżeli złożono ofertę, której wybór prowadziłby do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług, Zamawiający w celu oceny takiej oferty dolicza do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek rozliczyć zgodnie z tymi przepisami.

7. Kryterium oraz sposób oceny ofert:

Kryterium oceny ofert:

Cena (C) - kryterium cena brutto za wykonanie całkowitej usługi stanowiącej sumę wartości wskazanych w Załączniku Nr 1 w punktach od a) do d).
Liczba punktów zostanie przyznana w oparciu o następujący wzór:

P=C_n/C_b  x 100 pkt.

gdzie:
P - liczba punktów
C_n - cena najtańszej oferty
C_b - cena badanej oferty

Spośród ofert ważnych i niepodlegających odrzuceniu Zamawiający wybierze oferty z największą liczbą punktów. Maksymalnie wykonawca może zdobyć 100 pkt.

Jeżeli nie można wybrać najkorzystniejszej oferty z uwagi na to, ze dwie lub więcej ofert przedstawiają taką samą liczbę punktów, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych.

Z wybranym Wykonawcą zostanie zawarta umowa o udzielenie zamówienia publicznego.

8. Miejsce oraz termin składania ofert:

   1. Zainteresowanych prosimy o składanie ofert w języku polskim w formie papierowej w siedzibie Zamawiającego przy ul. Świętokrzyskiej 22 w Ostrowcu Świętokrzyskim (pok. 4.15 - Sekretariat), w zamkniętej kopercie z podanym adresem zwrotnym i dopiskiem:
      „kompleksowe usługi pogrzebowe dla potrzeb Gminy Ostrowiec Świętokrzyski - Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Ostrowcu Świętokrzyskim”.
   2. Decydujące znaczenie dla oceny zachowania powyższego terminu przy składaniu ofert drogą pocztową ma data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego, a nie data jej wysłania przesyłką pocztową czy kurierską.
   3. Termin składania ofert upływa w dniu 16 grudnia 2020 roku o godz. 9.00. Oferty złożone po tym terminie nie zostaną rozpatrzone.
   4. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 16 grudnia 2020 roku o godzinie 9.15 na Sali konferencyjnej (IV piętro pok. 4.6).
   5. Upoważnienie osób podpisujących ofertę musi bezpośrednio wynikać z dokumentów dołączonych do oferty. Oznacza to, że jeżeli upoważnienie takie nie wynika wprost z dokumentu stwierdzającego status prawny Wykonawcy, to do oferty należy dołączy stosowne pełnomocnictwo. W przypadku konsorcjum osób fizycznych oferta powinna być podpisana przez osobę wskazaną do reprezentowania konsorcjum.

9. Udzielanie informacji:

Do porozumiewania są z Wykonawcami upoważniona jest następująca osoba:

• w zakresie opisu przedmiotu zamówienia - Daria Zgadzaj Kierownik Działu Realizacji Świadczeń Pomocy Społecznej w Ostrowcu Św., tel.: 41 276 76 22,
•  w zakresie procedury postępowania - Andrzej Kaczmarski Kierownik Działu Administracyjnego MOPS w Ostrowcu Św., tel.: 41 276 76 30,

10. Termin związania ofertą:

Ustala się, ze Wykonawca składający ofertę pozostaje niż związany przez okres 30 dni. Bieg terminu związania oferty rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

11. Klauzula informacyjna dla osób fizycznych dotycząca przetwarzania danych osobowych:

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dale] „RODO", informujemy, że:

1. administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Ostrowcu Świętokrzyskim, ul. Świętokrzyska 22, 27-400 Ostrowiec Świętokrzyski, woj. Świętokrzyskie, tel. 41 276 76 00 faks: 41 265 22 51;
2. inspektorem ochrony danych osobowych w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Ostrowcu Świętokrzyskim jest Pan Grzegorz Stawiarski, tel. 41 276 76 35;
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na kompleksowe usługi pogrzebowe dla potrzeb  Gminy Ostrowiec Świętokrzyski - Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Ostrowcu Świętokrzyskim, prowadzonym w trybie zapytania ofertowego o wartości nieprzekraczającej kwoty 30000 € netto;
4. odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty uczestniczące w postępowaniu o udzielenie niniejszego postępowania;
5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane w okresie równym okresowi przechowywania przez Zamawiającego dokumentacji niniejszego postępowania;
6. obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.
   W przypadku nie podania danych osobowych oferta będzie podlegała odrzuceniu.
7. w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
8. posiada Pani/Pan:
   1. na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
   2. na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;
   3. na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;
   4. prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, ze przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
9. nie przysługuje Pani/Panu:
   1. w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
   2. prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
   3. na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

12. Określenie warunków zmiany zawartej umowy:

    1. Zamawiający nie przewiduje możliwości zmian postanowień w zawartej umowie.

13. Pozostałe postanowienia i informacje:

    1. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

    2. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.

    3. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych.

    4. Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielenie zamówień polegających na powtórzeniu podobnych dostaw.

    5. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść zapytania ofertowego. Dokonaną zmianę zapytania ofertowego Zamawiający niezwłocznie zamieszcza na stronie internetowej.

    6. Wybór najkorzystniejszej oferty jest ostateczny i nie podlega procedurze odwoławczej.

    7. Po zakończeniu postępowania Wykonawcy, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia zostaną zawiadomieni o wyborze najkorzystniejszej oferty.

    8. Zamawiający zastrzega sobie prawo do:

       1. dokonania oceny ofert przed badaniem, a następnie wezwania tylko Wykonawcy, którego oferta została oceniona najwyżej, w celu uzupełnienia braków w ofercie lub złożenia wyjaśnień do treści oferty. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została oceniona najwyżej, nie spełni warunków udziału w postępowaniu lub uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający wybierze ofertę Wykonawcy, który złożył ofertę najwyżej ocenioną spośród pozostałych ofert;

       2. negocjowania ceny oferty, jeżeli w wyznaczonym terminie wpłynie tylko jedna ważna i niepodlegająca odrzuceniu oferta;

       3. unieważnienia postępowania bez podania przyczyny na każdym jego etapie.