Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Ostrowcu Świętokrzyskim - Zamówienia publiczne poniżej 30 000,00 euro (do 31.12.2020)

Znak sprawy: A.261.61.2020

Przedmiotem niniejszego zamówienia jest wybór Instytucji Finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe dla  Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Ostrowcu Świętokrzyskim zgodnie z warunkami zawartymi w niniejszym zaproszeniu do składania ofert  oraz na zasadach określonych w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o Pracowniczych Planach Kapitałowych (Dz. U. z 2020 r., poz. 1342 z późn. zm.).

1. Nazwa i adres Zamawiającego.

Gmina Ostrowiec Świętokrzyski - Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Ostrowcu Świętokrzyskim, ul. Świętokrzyska 22, 27-400 Ostrowiec Świętokrzyski, woj. świętokrzyskie, tel. (41) 276 76 00, faks: (41) 265 22 51.

2. Tryb udzielenia zamówienia.

   1. Do niniejszego zamówienia nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 roku, poz. 1843, zwanej dalej “Ustawą”) – zgodnie z art. 4 pkt 4) Ustawy, jej przepisów nie stosuje się do „umów z zakresu prawa pracy, w tym umów o zarządzanie pracowniczymi planami kapitałowymi, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. z 2020, poz. 1342 z późn. zm.)”.
   2. Niniejsze postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, jawności i przejrzystości.

3. Opis przedmiotu i zakresu zamówienia

kod CPV: 66131100-8 Usługi inwestycji w fundusze emerytalno-rentowe

Opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem niniejszego zamówienia jest wybór Instytucji Finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe zgodnie z warunkami zawartymi w niniejszym zapytaniu oraz na zasadach określonych w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. z 2020 r., poz. 1342 z późn. zm.).
2. W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca:
   1. Bezpłatnie uruchomi i wdroży w siedzibie Zamawiającego oraz bezpłatnie zapewni wsparcie w procesie implementacji PPK w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Ostrowcu Św. w  szczególności wykonując czynności:
      1. przeprowadzenie kampanii informacyjnej wśród pracowników Zamawiającego na temat PPK wraz z dostarczeniem materiałów informacyjnych na temat PPK,
      2. przeprowadzenie przeszkolenia dla wyznaczonych pracowników z zakresu zasad i obsługi administracyjnej PPK w terminie ustalonym przez Zamawiającego,
      3. opracowanie harmonogramu wdrożenia PPK i wdrożenie PPK w uzgodnieniu z Zamawiającym.
   2. Bezpłatnie, kompleksowo udzielać będzie wsparcia formalno – prawnego związanego z przygotowaniem PPK w szczególności poprzez:
      1. przygotowanie pełnej dokumentacji i wzorów dokumentów dotyczących PPK w wersji papierowej i elektronicznej (w formie edytowalnej), 
      2. wsparcie prawne przy rozwiązywaniu problemów interpretacyjnych przepisów ustawy
   3. Zapewni bezpłatną bieżącą obsługę PPK, w szczególności poprzez:
      1. wyznaczenie dedykowanego opiekuna do współpracy z Zamawiającym,
      2. udostępnienie platformy internetowej i infolinii do bieżącej obsługi Zamawiającego, a także zapewnienie Zamawiającemu wsparcia technicznego i organizacyjnego w zakresie obsługi i korzystania z tych narzędzi,
      3. udostępnienie aplikacji dla Zamawiającego do zarządzania PPK drogą elektroniczną, a także zapewnienie Zamawiającemu wsparcia technicznego i organizacyjnego w zakresie obsługi i korzystania z tych narzędzi,
      4. zapewnienie kompatybilności modułu do prowadzenia  PPK z funkcjonującym u Zamawiającego programem księgowo – płacowym,
      5. nie będzie pobierał żadnych innych opłat poza opłatami za zarządzanie i prowadzenie PPK oraz opłat za osiągnięty wynik.
3. Zamawiający, według stanu na dzień 11 grudnia 2020 r. zgodnie z definicją zawartą w ustawie o PPK zatrudnia 126 pracowników, o następującej strukturze wiekowej:

4. Oferty wariantowe i częściowe.

   1. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
   2. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.

5. Warunki udziału w postępowaniu

W postępowaniu mogą wziąć udział Oferenci, którzy:

1. posiadają wpis do ewidencji PPK prowadzonej przez Polski Fundusz Rozwoju. Zamawiający zweryfikuje spełnianie warunku za pomocą strony https://www.mojeppk.pl/lista-instytucji-finansowych.html
2. posiada doświadczenie w prowadzeniu co najmniej 3 pracowniczych planów kapitałowych (PPK) dla podmiotów zatrudniających co najmniej 100 osób.

VI. Termin realizacji zamówienia

Zawarcie umowy o zarządzanie PPK w terminie 30 dni od ogłoszenia o wyborze najkorzystniejszej oferty.
Zawarcie umowy o prowadzenie PPK najpóźniej do 10 kwietnia 2021 r.
Umowy zostaną zawarte na czas nieokreślony.

7. Kryteria oceny ofert

   1. Zamawiający przy wyborze oferty będzie się kierował poniższymi kryteriami o następującym wagach:

      1. wynagrodzenie stałe za zarządzanie PPK [%] – 30 %

      2. wynagrodzenie zmienne za osiągnięty wynik [%]– 30 %

      3. doświadczenie w zakresie prowadzenia  PPK  – 30 %

      4. dodatkowe benefity dla Zamawiającego oraz jego pracowników ( np. zniżki na produkty/ usługi  Wykonawcy, aplikacja mobilna, inne funkcjonalności, czasowe zwolnienie z opłat za zarządzanie PPK, czasowe zwolnienie z opłat za osiągnięty zysk)  - 10 %

   2. Znaczenie i opis oceny poszczególnych kryteriów oferty:

3. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta Wykonawcy, która uzyska łącznie największą liczbę punktów (C) w ramach kryteriów oceny ofert, zgodnie z poniższym wzorem:

Ostateczna ocena punktowa (C) wyliczana będzie wg wzoru:

C = WS + WZ + DU + DB; gdzie:

WS – oznacza kryterium „wynagrodzenie stałe za zarządzanie PPK [%]”

WZ – oznacza kryterium „wynagrodzenie zmienne  - za osiągnięty wynik [%]”

DU – oznacza kryterium „doświadczenie w prowadzeniu PPK”

DB – oznacza kryterium „dodatkowe benefity”

Punkty zostaną obliczone w zaokrągleniu do drugiego miejsca po przecinku.

4. Zamawiający zastrzega sobie prawo poprawienia w ofercie oczywistych omyłek pisarskich, oczywistych omyłek rachunkowych, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek oraz innych omyłek polegających na niezgodności oferty z Zaproszeniem do składania ofert, niepowodujących istotnych zmian w treści oferty.
5. Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy w przypadku, gdy nie będzie spełniała wymagań określonych w Zaproszeniu do składania ofert.
6. Jeżeli nie będzie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert uzyska taką samą liczbę punktów, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z najniższym wynagrodzeniem stałym za zarządzanie PPK, a jeżeli zostały złożone oferty o takiej samej wartości (wynagrodzeniem stałym za zarządzanie PPK), Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych.
7. Wykonawcy składając oferty dodatkowe nie mogą zaoferować wynagrodzenia stałego za zarządzanie PPK wyższego niż zaoferowanego w złożonych ofertach.
8. Zamawiający może zwrócić się do Wykonawcy w kwestii wyjaśnienia rażąco niskiej ceny.

8. Sposób przygotowania oferty

   1. Oferta winna zawierać:

      1. Wypełniony formularz oferty - zgodny ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do Zaproszenia do składania ofert , zawierający w szczególności: cenę oraz oświadczenia o akceptacji wszystkich postanowień Zaproszenia do składania ofert  bez zastrzeżeń

      2. Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych i osobowych - zgodny ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do Zaproszenia do składania ofert

      3. Wykaz usług na potwierdzenie posiadania doświadczenia w co najmniej 3 pracowniczych planów kapitałowych (PPK) dla podmiotów zatrudniających co najmniej 100 osób

      4. Pełnomocnictwo do podpisania oferty, o ile prawo do podpisania oferty nie wynika z innych dokumentów złożonych wraz z ofertą.

      5. Wzory umów na zarządzanie i prowadzenie PPK
         
         Zaproponowane wzory mogą podlegać negocjacjom i wymagają akceptacji Zamawiającego.

   2. Formularz oferty wraz z załącznikami należy przesłać w formie pisemnej.

   3. Wykonawca poniesie wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

   4. W przypadku, gdy informacje zawarte w ofercie stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, co do których Wykonawca zastrzega, że nie mogą być udostępniane innym uczestnikom postępowania, muszą być oznaczone klauzulą: „Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (tekst jedn.: Dz. U. z 2003 r. nr 153 poz. 1503 z późn. zm.)". Zaleca się, aby były wyraźnie oddzielone od pozostałej części oferty. Zgodnie z normą wyrażoną w powyższym artykule przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności. W przypadku braku wyraźnego oznaczenia dokumentów stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa Zamawiający wszystkie dokumenty składające się na treść oferty uzna za jawne.

   5. Ocena i badanie ofert:

      1. W przypadku, gdy dokumenty niezbędne do przeprowadzenia postępowania są niekompletne, zawierają błędy lub budzą wskazane przez Zamawiającego wątpliwości, Zamawiający przed udzieleniem zamówienia, wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia lub do udzielenia wyjaśnień, chyba że mimo ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia lub udzielenia wyjaśnień oferta wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania.

      2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z udzielenia zamówienia.

      3. Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy w przypadku, gdy nie będzie spełniała wymagań określonych w Zaproszeniu do składania ofert.

      4. Zamawiający zastrzega sobie prawo nie wybrania żadnej oferty bez podania przyczyny.

      5. Zamawiający zastrzega sobie prawo nie wybrania najtańszej oferty, jeżeli w ocenie Zamawiającego jej cena jest nierealna.

      6. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów związanych z udziałem w przedmiotowym postępowaniu w szczególności związanych z przygotowaniem oferty.

9. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami.

   1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym, a Wykonawcami w szczególności składania oświadczeń (za wyjątkiem oferty), wniosków, zawiadomień oraz przekazywanie informacji odbywa się zgodnie z wyborem Zamawiającego za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1041), osobiście, za pośrednictwem posłańca lub przy użyciu środków komunikacji 11 elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (tj. Dz. U. z 2020 r. poz. 344 z późn. zm.)

   2. Ofertę Wykonawca sporządza, pod rygorem nieważności, w postaci papierowej i opatruje własnoręcznym podpisem i składa za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe, osobiście lub za pośrednictwem posłańca.

   3. Jeżeli Zamawiający lub Wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje za pośrednictwem komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej strony niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania.

   4. Osobami uprawnionymi do porozumiewania się z Wykonawcami są:

      1. w zakresie przedmiotu zamówienia: Karolina Strzelec, w godzinach 7.00-15.00, tel.: (41) 276-76-32 , ul. Świętokrzyska 22,

      2. w zakresie organizacji postępowania i innych spraw proceduralnych: Andrzej Kaczmarski w godzinach 7.00-15.00, tel.: (41) 276-76-30 , , ul. Świętokrzyska 22,

10. Termin związania ofertą.

    1. Wykonawca jest związany ofertą przez okres 30 dni.

    2. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

11. Termin składania ofert.

    1. Oferty należy złożyć do dnia 21 grudnia 2020 r. do godz. 12.00 (decyduje data i godzina wpływu).

    2. Oferty należy składać w formie pisemnej w siedzibie Zamawiającego:
       Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Ostrowcu Świętokrzyskim
       ul. Świętokrzyska 22
       27-400 Ostrowiec Świętokrzyski
       Informacja dla Wykonawców zainteresowanych złożeniem oferty osobiście:
       ze względu na obostrzenia dotyczące zapobiegania Covid-19 dostęp do budynku, w którym siedzibę ma MOPS jest utrudniony. Wykonawca zamierzający złożyć ofertę osobiście, powinien bezpośrednio przed zamiarem wejścia do budynku skontaktować się z MOPS pod nr tel 412767600 lub 412767630, celem wejścia do budynku i złożenia oferty.

    3. Na kopercie z ofertą należy wpisać:
       „Zapytanie ofertowe: Wybór instytucji – Pracownicze Plany Kapitałowe”.

    4. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

    5. Otwarcie ofert jest jawne

12. Informacje o wykluczeniu

    1. Z udziału w postępowaniu wyłączone są osoby, które powiązane są z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniami przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, a Wykonawcą.

    2. W celu wskazania braku podstaw do wykluczenia Wykonawcy obowiązani są złożyć Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych i osobowych - zgodne ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do Zaproszenia do składania ofert.

    3. Wykonawcy, którzy nie wypełnią oświadczenia o braku podstaw do wykluczenia, zostaną odrzuceni z przyczyn formalnych.

13. Odrzucenie oferty

W niniejszym postępowaniu zostanie odrzucona oferta Wykonawcy, który:

1. złoży ofertę niezgodną z treścią niniejszego Zapytania,
2. nie spełnia warunków udziału w postępowaniu,
3. złożył ofertę po terminie składania ofert.

14. Istotne dla stron postanowienia.

    1. Jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny, chyba że zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania.
    2. Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych wykonawcy dostępna jest na stronie BIP Zamawiającego https://www.mopsostrowiec.4bip.pl/index.php?idg=14&id=408&x=20

15. Informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty.  

Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty, Zamawiający zawiadomi Wykonawców (za pośrednictwem poczty elektronicznej na adresy a-mail wskazane w ofertach), którzy złożyli oferty o wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę albo imię i nazwisko podmiotu, którego ofertę wybrano, a także nazwy albo imiona i nazwiska podmiotów które złożyły oferty oraz łączną punktację przyznaną ofertom.
Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie umieszczona również na stronie BIP Zamawiającego.

16. Unieważnienie postępowania.

Zamawiający może unieważnić postępowanie w następujących okolicznościach:

1. nie złożono żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu,
2. w przypadkach, gdy zostały złożone oferty dodatkowe o takiej samej cenie,
3. wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć,
4. postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia publicznego.