Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Ostrowcu Świętokrzyskim - Zamówienia publiczne poniżej 130 000,00 zł - rok 2023

A.261.11.2023

1. Nazwa i adres Zamawiającego

Gmina Ostrowiec Świętokrzyski - Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Ostrowcu Świętokrzyskim, ul. Świętokrzyska 22, 27-400 Ostrowiec Świętokrzyski,
woj. świętokrzyskie, tel. 41 276 76 00, faks: 41 265 22 51.

2. Tryb udzielania zamówienia:

   1. Zamówienie prowadzone jest z wyłączeniem stosowania przepisów ustawy Prawo Zamówień Publicznych.
   2. Wartość zamówienia nie przekracza kwoty 130000,00 złotych netto.

3. Opis przedmiotu zamówienia:

   1. Przedmiotem zamówienia jest:
      Zaopatrywanie w tonery i materiały eksploatacyjne do urządzeń drukujących oraz dostarczanie ich w 2023 roku do Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Ostrowcu Świętokrzyskim ul. Świętokrzyska 22
      Wykaz zamawianych tonerów i materiałów eksploatacyjnych w załączeniu (Załącznik Nr 1).

   2. Zamawiający informuje, iż zastosowane w wykazie tonerów i materiałów eksploatacyjnych przedmiotu zamówienia określenie w formie wskazywania nazw własnych, znaków towarowych, patentów, pochodzenia lub norm ma na celu doprecyzowanie przedmiotu zamówienia. Zamawiający dopuszcza składanie ofert równoważnych rozwiązaniom opisywanym przez wskazanie nazw własnych, znaków towarowych, patentów, pochodzenia lub norm pod warunkiem, że zaproponowane rozwiązanie będzie miało te same cechy funkcjonalne co wskazane w przedmiocie zamówienia, których jakość nie może być gorsza od jakości określonej w specyfikacji produktu. Wykonawca, który powołuje się na rozwiązania równoważne jest obowiązany wykazać na podstawie stosownych dokumentów, że oferowane przez niego materiały spełniają określone wymagania przez Zamawiającego. Ciężar udowodnienia, że wyrób jest równoważny w stosunku do założeń określonych przez Zamawiającego spoczywa na składającym ofertę.

   3. Oferowane materiały eksploatacyjne mają być produktem oryginalnym, dedykowanym przez producenta sprzętu. Oferowane materiały eksploatacyjne mają być fabrycznie nowe i opakowane hermetycznie, w sposób chroniący kasetę z tonerem/tuszem po wyjęciu z opakowania zewnętrznego (posiadających opakowanie wewnętrzne), pochodzących od producenta sprzętu do którego są przeznaczone, nieregenerowanych, nie używanych, nie poddanych procesowi ponownego napełniania, demontażu lub wymiany jakichkolwiek elementów, nie uszkodzonych i oryginalnie zapakowanych tonerów, tuszy i innych materiałów eksploatacyjnych. Pod pojęciem „fabrycznie nowe” Zamawiający rozumie produkty wykonane z nowych elementów bez śladów uszkodzenia, w oryginalnych opakowaniach producenta z widocznym logo, symbolem produktu i obowiązującym terminem przydatności do użytku, posiadające wszelkie zabezpieczenia szczelności zbiorników z tonerem.

   4. Dopuszcza się zawarcie w ofercie zamienników jedynie w pozycjach wyraźnie określonych w Załączniku Nr 1.

   5. Oferowane tonery, żele i tusze mają być nie starsze niż 12 miesięcy licząc od daty otwarcia ofert.

   6. Zleceniodawca zastrzega sobie prawo do weryfikacji oryginalności dostarczanych materiałów eksploatacyjnych (tonerów, bębnów itp.) z pozycji wyraźnie określonych jako oryginalne w Załączniku Nr 1. Weryfikacja odbywać się będzie poprzez przesłanie artykułu lub jego zdjęć do producenta sprzętu (drukarki itp.) w celu potwierdzenia jego oryginalności.

   7. Wzór umowy dostępny jest w siedzibie Zamawiającego. Na zgłoszone żądanie zostanie udostępniony oferentom.

   8. Zleceniodawca zastrzega sobie prawo niewykorzystania całego asortymentu tonerów i materiałów eksploatacyjnych, o których mowa w Załącznikach Nr 1.

   9. Koszty dostarczania zamawianych towarów do siedziby Zamawiającego leżą po stronie Wykonawcy.

4. Termin realizacji zamówienia:

sukcesywnie od dnia podpisania umowy do dnia 31 grudnia 2023 r.

5. Wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie należy dołączyć do oferty:

   1. Uzupełniony o ceny wykaz tonerów i materiałów eksploatacyjnych – Załącznik Nr 1.
   2. Formularz ofertowy - Załącznik Nr 2.
   3. Oświadczenia Wykonawcy - Załącznik Nr 3.
   4. Odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia - lub wskazanie przez Wykonawcy adresu internetowego ogólnodostępnej bezpłatnej bazy danych, z której Zamawiający ww. dokument może pobrać.

6. Opis sposobu przygotowania ofert:

   1. Oferta powinna być sporządzona na formularzu ofertowym, którego wzór stanowi Załącznik Nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.
   2. Zaoferowana cena musi być wyrażona, jako cena netto i brutto w złotych polskich wg obowiązujących przepisów na dzień sporządzenia oferty i określać wartość przedmiotu zamówienia w sposób kompletny i jednoznaczny.
   3. Ceny należy podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Rozliczenia między Zamawiającym, a Wykonawcą będą prowadzone wyłącznie w PLN.
   4. Zaoferowana cena powinna obejmować wszelkie koszty jakie poniesie Wykonawca z tytułu realizacji zamówienia i nie może ulec zmianie.
   5. Zamawiający nie dopuszcza przedstawiania ceny ofertowej w kilku wariantach. W przypadku przedstawienia ceny w taki sposób oferta zostanie odrzucona.
   6. Oferta, jak również wszystkie oświadczenia i inne dokumenty, stanowiące integralną część oferty (Załączniki), muszą być podpisane przez upoważnionego Przedstawiciela lub Przedstawicieli Wykonawcy, zgodnie z wpisem w odpowiednim dokumencie uprawniającym do występowania w obrocie prawnym w imieniu Wykonawcy.
   7. Oferty złożone po terminie nie będą brane pod uwagę i nie będą zwracane do kierującego ofertę.

7. Opis sposobu obliczania ceny:

Jeżeli złożono ofertę, której wybór prowadziłby do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług, Zamawiający w celu oceny takiej oferty dolicza do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek rozliczyć zgodnie z tymi przepisami.

8. Kryterium oraz sposób oceny ofert:

Kryterium oceny ofert:

1. Cena (C) - kryterium cena brutto oferty.
   Liczba punktów zostanie przyznana w oparciu o następujący wzór:

P = (C n/C b) x 60 pkt

gdzie:
P - liczba punktów,
C n - cena najtańszej oferty,
C b - cena oferty badanej.

2. Termin realizacji dostawy (T) – od daty złożenia zamówienia do dnia realizacji: punkty będą przyznawane według następujących zasad:
   • 0 pkt – otrzymuje Wykonawca, który w ofercie wskaże termin realizacji dostawy powyżej 72 godzin,
   • 10 pkt – otrzymuje Wykonawca, który w ofercie wskaże termin realizacji dostawy od 48 do 72 godzin,
   • 20 pkt – otrzymuje Wykonawca, który w ofercie wskaże termin realizacji dostawy od 24 do 48 godzin.
3. Oferowane warunki płatności (W) – w zakresie warunków płatności punkty będą przyznawane według następujących zasad:
   • 10 pkt – otrzymuje Wykonawca, który zaproponuje w ofercie termin płatności nie krótszy niż 7 dni, a nie dłuższy niż 15 dni od przedłożenia faktury Zamawiającemu,
   • 15 pkt – otrzymuje Wykonawca, który zaproponuje w ofercie termin płatności nie krótszy niż 16 dni, a nie dłuższy niż 21 dni od przedłożenia faktury Zamawiającemu,
   • 20 pkt – otrzymuje Wykonawca, który zaproponuje w ofercie termin płatności nie krótszy niż 22 dni, a nie dłuższy niż 30 dni od przedłożenia faktury Zamawiającemu.

Spośród ofert ważnych i niepodlegających odrzuceniu Zamawiający wybierze oferty z największą sumaryczną liczbą punktów. Maksymalnie wykonawca może zdobyć 100 pkt.

Jeżeli nie można wybrać najkorzystniejszej oferty z uwagi na to, ze dwie lub więcej ofert przedstawiają taką samą liczbę punktów, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych.

Z wybranym Wykonawcą zostanie zawarta umowa o udzielenie zamówienia publicznego.

9. Miejsce oraz termin składania ofert:

   1. Zainteresowanych prosimy o składanie ofert w języku polskim w formie:
      1. papierowej w siedzibie Zamawiającego przy ul. Świętokrzyskiej 22 w Ostrowcu Świętokrzyskim (pok. 4.15 - Sekretariat), w zamkniętej kopercie z podanym adresem zwrotnym i dopiskiem: „Zaopatrywanie w tonery i materiały eksploatacyjne do urządzeń drukujących oraz dostarczanie  ich w 2023 roku do Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Ostrowcu Św. ul. Świętokrzyska 22”.
      2. lub elektronicznej za pomocą platformy ePUAP (Wykonawca przygotuje elektroniczną ofertę, podpisuje ją kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym  i wysyła ją do Zamawiającego za pośrednictwem platformy ePUAP (Elektroniczna Skrzynka Podawcza – nazwa – /0sorh17w1x/skrytkaESP).  Oferta powinna być sporządzona w języku polskim z zachowaniem postaci elektronicznej w szczególności w formacie danych .doc, .docx lub .pdf i podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez osobę/osoby uprawnioną/uprawnione pod rygorem nieważności).
   2. Decydujące znaczenie dla oceny zachowania powyższego terminu przy składaniu ofert drogą pocztową ma data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego, a nie data jej wysłania przesyłką pocztową czy kurierską.
   3. Termin składania ofert upływa w dniu 21 czerwca 2023 roku o godzinie 9:00.
      Oferty złożone po tym terminie nie zostaną rozpatrzone.
   4. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 21 czerwca 2023 roku w pokoju nr 3.15 o godzinie 9:15 (III piętro).
   5. Upoważnienie osób podpisujących ofertę musi bezpośrednio wynikać z dokumentów dołączonych do oferty. Oznacza to, że jeżeli upoważnienie takie nie wynika wprost z dokumentu stwierdzającego status prawny Wykonawcy, to do oferty należy dołączy stosowne pełnomocnictwo. W przypadku konsorcjum osób fizycznych oferta powinna być podpisana przez osobę wskazaną do reprezentowania konsorcjum.

10. Udzielanie informacji:

Do porozumiewania są z Wykonawcami upoważniona jest następująca osoba:

• w zakresie opisu przedmiotu zamówienia oraz procedury postępowania:
  Sylwester Wesołowski - zastępca kierownika Działu Administracyjno-Technicznego
  tel.: 41 276 76 27, e-mail: biuro@mopsotrowiec.pl

11. Termin związania ofertą:

Ustala się, ze Wykonawca składający ofertę pozostaje niż związany przez okres 30 dni. Bieg terminu związania oferty rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

12. Klauzula informacyjna dla osób fizycznych dotycząca przetwarzania danych osobowych:

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO", informujemy, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Ostrowcu Świętokrzyskim, ul. Świętokrzyska 22, 27-400 Ostrowiec Świętokrzyski, woj. Świętokrzyskie, tel. 41 276 76 00 faks: 41 265 22 51.
2. Inspektorem ochrony danych osobowych w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Ostrowcu Świętokrzyskim jest Pan Grzegorz Stawiarski, tel. 41 276 76 35.
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a oraz c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na dostawę tonerów oraz materiałów eksploatacyjnych do urządzeń drukujących w roku 2023 dla Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Ostrowcu Świętokrzyskim ul. Świętokrzyska 22, prowadzonym w trybie zapytania ofertowego o wartości nieprzekraczającej kwoty 130 000,00 złotych netto.
4. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty uczestniczące w postępowaniu o udzielenie niniejszego postępowania.
5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane w okresie równym okresowi przechowywania przez Zamawiającego dokumentacji niniejszego postępowania.
6. Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.
   W przypadku nie podania danych osobowych oferta będzie podlegała odrzuceniu.
7. W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
8. Posiada Pani/Pan:
   1. na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
   2. na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;
   3. na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;
   4. prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, ze przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
9. Nie przysługuje Pani/Panu:
   1. w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
   2. prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
   3. na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

13. Określenie warunków zmiany zawartej umowy:

    1. Zamawiający nie przewiduje możliwości zmian postanowień w zawartej umowie.

14. Odrzucenie oferty:

    1. W niniejszym postępowaniu zostanie odrzucona oferta Wykonawcy, który:
       1. złoży ofertę niezgodną z treścią niniejszego zapytania ofertowego,
       2. złoży ofertę niekompletną, tj., niezawierającą oświadczeń i dokumentów wymaganych przez Zamawiającego,
       3. przedstawi nieprawdziwe informacje,
       4. nie spełnia warunków udziału w postępowaniu, złożył ofertę, która zawiera rażąco niską cenę rozumianą jako cenę, która jest nierealistyczna, niewiarygodna w porównaniu do cen rynkowych podobnych zamówień i innych ofert złożonych w toku postępowania o udzielenie niniejszego zamówienia.

15. Pozostałe postanowienia i informacje:

    1. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
    2. Zamawiający nie dopuszcza możliwość składania ofert częściowych.
    3. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych.
    4. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść zapytania ofertowego. Dokonaną zmianę zapytania ofertowego Zamawiający niezwłocznie zamieszcza na stronie internetowej.
    5. Wybór najkorzystniejszej oferty jest ostateczny i nie podlega procedurze odwoławczej.
    6. Po zakończeniu postępowania Wykonawcy, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia zostaną zawiadomieni o wyborze najkorzystniejszej oferty.
    7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
       1. dokonania oceny ofert przed badaniem, a następnie wezwania tylko Wykonawcy, którego oferta została oceniona najwyżej, w celu uzupełnienia braków w ofercie lub złożenia wyjaśnień do treści oferty. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została oceniona najwyżej, nie spełni warunków udziału w postępowaniu lub uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający wybierze ofertę Wykonawcy, który złożył ofertę najwyżej ocenioną spośród pozostałych ofert;
       2. negocjowania ceny oferty, jeżeli w wyznaczonym terminie wpłynie tylko jedna ważna i niepodlegająca odrzuceniu oferta;
       3. unieważnienia postępowania bez podania przyczyny na każdym jego etapie.