Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Ostrowcu Świętokrzyskim - Zamówienia publiczne poniżej 130 000,00 zł - rok 2023

A.261.3.2023

1. Nazwa i adres Zamawiającego

Gmina Ostrowiec Świętokrzyski - Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Ostrowcu Świętokrzyskim, ul. Świętokrzyska 22, 27-400 Ostrowiec Świętokrzyski,
woj. świętokrzyskie, tel. (41) 276 76 00, faks: (41) 265 22 51.

2. Tryb udzielania zamówienia:

   1. Zamówienie prowadzone jest z wyłączeniem stosowania przepisów ustawy Prawo Zamówień Publicznych.
   2. Wartość zamówienia nie przekracza kwoty 130000,00 złotych netto.

3. Opis przedmiotu zamówienia:

   1. Przedmiotem zamówienia jest - zakup usługi obsługi systemu polegającej na sprawowaniu całodobowej opieki na odległość nad seniorami przez centrale monitoringu w ramach programu „Korpus Wsparcia Seniorów" na rok 2023, zwanej dalej "usługą opieki na odległość".
   2. Usługa opieki na odległość ma na celu wsparcie w miejscu zamieszkania seniorów w wieku 65 lat i więcej, którzy mają problemy związane z samodzielnym funkcjonowaniem ze względu na stan zdrowia, prowadzących samodzielne gospodarstwa domowe lub mieszkających z osobami bliskimi, które nie są w stanie zapewnić im wystarczającej opieki w codziennym funkcjonowaniu w zakresie odpowiadającym ich potrzebom. Powyższe wynika z Uchwały Nr LXXVI/26/2023 Rady Miasta Ostrowca Świętokrzyskiego z dnia 14 marca 2023 r., w sprawie przyjęcia programu osłonowego Gminy Ostrowiec Świętokrzyski „Korpus Wsparcia Seniorów” na rok 2023, finansowanego w oparciu o art. 115 ust. 1 ustawy z dnia 12 marca 2004 r., o pomocy społecznej (Dz.U. 2021, poz. 2268) z późń. zm., z dotacji celowej z budżetu państwa na dofinansowanie zadań własnych z zakres pomocy społecznej w wysokości nie przekraczającej 80% kosztów realizacji zadania. Udział środków własnych Gminy Ostrowiec Św., wynosi nie mniej niż 20% kosztów realizacji zadania.
   3. W ramach realizacji usługi opieki na odległość Wykonawca zobowiązuje się do:
      1. świadczenia usługi opieki na odległość za pomocą opasek bezpieczeństwa znajdujących się w posiadaniu Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Ostrowcu Świętokrzyskim (ilość opasek bezpieczeństwa 100 sztuk). Producent opasek: Novama HRP Life Band 2.0,
      2. pokrycia kosztów wymontowania i zamontowania nowych kart SIM w sposób taki, by opaski nie utraciły gwarancji,
      3. pokrycia kosztów czyszczenia i dezynfekcji opasek bezpieczeństwa,
      4. pokrycia kosztów przeprowadzenia integracji opasek ze swoim systemem teleinformatycznym (IT),
      5. zarządzania systemem IT, w ramach którego dział centrum teleopieki i centrum wsparcia technicznego,
      6. administrowania systemem IT, w którym możliwe jest połączenie oprogramowania zainstalowanego w opasce bezpieczeństwa, w celu bezpośredniego monitorowania parametrów życiowych Użytkownika opaski przez wykwalifikowanego pracownika centrum teleopieki,
      7. rozpoczęcia świadczenia usługi opieki na odległość dla użytkowników opasek w terminie nie dłuższym niż 3 dni od dnia przekazania przez Zamawiającego zgłoszenia danego użytkownika,
      8. wprowadzenia do bazy danych Wykonawcy danych identyfikujących użytkowników opasek i ich opiekunów przed rozpoczęciem świadczenia usługi opieki na odległość,
      9. zapewnienia koordynatora, którego zadaniem będzie m.in. zdalne wsparcie organizacyjno - techniczne wdrażanej usługi na terenie Gminy Ostrowiec Świętokrzyski - dostępność koordynatora w dni powszednie w godzinach od 7:00 do 15:00;
      10. świadczenia usługi całodobowej opieki na odległość i udzielenia natychmiastowej pomocy w przypadku zagrożenia życia, zdrowia czy bezpieczeństwa w trybie 24/7 (24 godziny dziennie przez 7 dni w tygodniu) przy wykorzystaniu opasek bezpieczeństwa od dnia aktywacji urządzeń do dnia 31.12.2023 r., w tym monitorowanie i obsługa zdarzeń technicznych np. niski stan baterii, wyłączenie opaski, zdalny reset zawieszonej opaski itp. oraz w razie konieczności kontakt telefoniczny z użytkownikiem,
      11. w przypadku wystąpienia zdarzenia zagrażającego zdrowiu lub życiu powiadomienia jednej z osób wskazanych do kontaktu o wywołanym alarmie i zaistniałym problemie, a w razie konieczności wezwania odpowiednich służb pod adres Użytkownika,
      12. telefonicznego nadzorowania przebiegu sytuacji, wsparcie emocjonalne od chwili uzyskania sygnału o uruchomieniu alarmu do momentu przybycia wezwanych służb/osób,
      13. zapewnia w odpowiedniej liczbie przeszkolonych dyspozytorów (np. ratowników medycznych, opiekunów medycznych, lub pielęgniarek) do usługi opieki na odległość gwarantującej ciągłość obsługi 24h/7 przez okres realizacji usługi,
      14. dostarczania Zamawiającemu raportów miesięcznych oraz raportu końcowego (załącznik nr 2 do wzoru umowy) z wykonywania usługi, obejmujących w szczególności informacje w zakresie liczby wywołanych sygnałów za pośrednictwem przycisku alarmowego i rodzaju podjętej interwencji w przypadku wywołania sygnału.
   4. Rozliczenie z Wykonawcą nastąpi w oparciu o faktycznie zrealizowany zakres przedmiotu zamówienia, w tym rozpoczęcia świadczenia usługi opieki na odległość dla użytkowników opasek w terminie nie dłuższym niż 3 dni od dnia przekazania przez Zamawiającego zgłoszenia do usługi opieki na odległość danego użytkownika.
   5. Zamawiający z uwagi na specyfikę zamówienia nie dopuszcza składania ofert częściowych.
   6. Wykonawca dopuszcza możliwość powierzenia w całości lub części zamówienia Podwykonawcy.
   7. Zamawiający będzie przekazywać Wykonawcy jeden egzemplarz kserokopii „Karty Informacyjnej Seniora „KORPUS WSPARCIA SENIORÓW” NA ROK 2023” (załącznik nr 1 do wzoru umowy), a Wykonawca zobowiązany będzie wykonać przedmiot umowy. Sposób przekazywania dokumentacji opisany będzie w umowie z Wykonawcą

4. Termin wykonania zamówienia:

Świadczenie usługi opieki na odległość – od dnia 01.04.2023 r. do dnia 31.12.2023 r.

5. Warunki udziału w postępowaniu:

   1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki udziału w postępowaniu:
      1. Doświadczenie w realizacji zamówień:
         Wykonawca wykaże, że wykonał w okresie 2 lat przed upływem terminu składania ofert, a w przypadku gdy okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej dwa zamówienia, rozumiane jako świadczenie usługi całodobowego monitoringu sygnałów z opasek o wartości nie niższej niż 25 000,00 zł brutto (każde z zamówień);
      2. dysponują odpowiednim potencjałem organizacyjno-technicznym,
      3. dysponują kadrą niezbędną do realizacji przedmiotu zamówienia tj. posiadają kwalifikacje do wykonywania zawodu ratownika medycznego, opiekuna medycznego lub pielęgniarki;
   2. W celu dokonania oceny spełnienia w/w warunków udziału w postępowaniu wymienionych Wykonawca wypełni i złoży wraz z ofertą podpisany załącznik Nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego oraz referencje potwierdzające należyte wykonanie zamówień potwierdzających spełnienie warunku udziału w postępowaniu w zakresie doświadczenia (pkt 1).

6. Wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie należy dołączyć do oferty:

   1. Formularz ofertowy - Załącznik Nr 1,
   2. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu według Załącznika Nr 2,
   3. Referencje, o których mowa w Rozdziale V pkt 1.
   4. Oświadczenie o spełnienie wymagań RODO według Załącznika Nr 3

7. Opis sposobu przygotowania ofert:

   1. Oferta powinna być sporządzona na formularzu ofertowym, którego wzór stanowi Załącznik Nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.
   2. Zaoferowana cena musi być wyrażona, jako cena netto i brutto w złotych polskich wg obowiązujących przepisów na dzień sporządzenia oferty i określać wartość przedmiotu zamówienia w sposób kompletny i jednoznaczny.
   3. Ceny należy podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Rozliczenia między Zamawiającym, a Wykonawcą będą prowadzone wyłącznie w PLN.
   4. Oferta, jak również wszystkie oświadczenia i inne dokumenty, stanowiące integralną część oferty (Załączniki), muszą być podpisane przez upoważnionego Przedstawiciela lub Przedstawicieli Wykonawcy, zgodnie z wpisem w odpowiednim dokumencie uprawniającym do występowania w obrocie prawnym w imieniu Wykonawcy.
   5. Oferty złożone po terminie nie będą brane pod uwagę i nie będą zwracane do kierującego ofertę.

8. Kryterium oraz sposób oceny ofert:

W toku badania i oceny ofert, Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
Kryteria oceny:
Zamawiający dokona oceny i porównania ofert oraz wyboru oferty najkorzystniejszej w oparciu o następujące kryteria:

Uwaga!
Na opłatę jednorazową przygotowania opaski składa się:

1. koszt wymontowania i zamontowania nowych kart SIM w sposób taki, by opaski nie utraciły gwarancji,
2. koszt czyszczenia i dezynfekcji opasek bezpieczeństwa,
3. koszt przeprowadzenia integracji opasek ze swoim systemem teleinformatycznym.

Kryteria oceny:

1. Cena za 1 miesiąc świadczenia usługi opieki na odległość dla jednej opaski bezpieczeństwa (C) będą liczone w następujący sposób:

Oferta z najniższą ceną ofertową uzyska maksymalną liczbę punktów przewidzianą dla tego kryterium C = 40 pkt.
Punkty pozostałych ofert zostaną przeliczone zgodnie z następującym wzorem:
C = (C min/C b) x 40 pkt

gdzie:
C - cena za 1 miesiąc świadczenia usługi opieki na odległość 1 opaski bezpieczeństwa brutto,
C min - cena oferty minimalnej,
C b - cena oferty badanej.
Cena musi obejmować wszystkie elementy związane z realizacją Zamówienia.

2. Opłata jednorazowa (Op) przygotowania jednej opaski bezpieczeństwa do świadczenia usługi na odległość.

Wykonawca wskazał cenę: od 0,01 zł do 10,00 zł – 60 pkt

Wykonawca wskazał cenę: powyżej 10,00 zł do 20,00 zł – 40 pkt

Wykonawca wskazał cenę powyżej: 20,00 zł - 0 pkt

Ocena oferty zostanie ustalona poprzez zsumowanie punktów za poszczególne kryteria.
Łączna Ilość punktów we wszystkich kryteriach = C + Op
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów.
Od rozstrzygnięcia niniejszego zapytania ofertowego (wyboru oferty) nie przysługuje odwołanie.

9. Miejsce oraz termin składania ofert:

   1. Zainteresowanych prosimy o składanie ofert w języku polskim w formie papierowej w siedzibie Zamawiającego przy ul. Świętokrzyskiej 22 w Ostrowcu Świętokrzyskim (pok. 4.15 - Sekretariat), w zamkniętej kopercie z podanym adresem zwrotnym i dopiskiem: „zakup usługi obsługi systemu polegającej na sprawowaniu całodobowej opieki na odległość nad seniorami przez centrale monitoringu w ramach programu „Korpus Wsparcia Seniorów" na rok 2023”. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert w formie elektronicznej.
   2. Decydujące znaczenie dla oceny zachowania powyższego terminu przy składaniu ofert drogą pocztową ma data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego, a nie data jej wysłania przesyłką pocztową czy kurierską.
   3. Termin składania ofert upływa w dniu 28 marca 2023 roku o godzinie 9:00. Oferty złożone po tym terminie nie zostaną rozpatrzone.
   4. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 28 marca 2023 roku o godzinie 9:15 na Sali konferencyjnej (IV piętro pok. 4.6).
   5. Upoważnienie osób podpisujących ofertę musi bezpośrednio wynikać z dokumentów dołączonych do oferty. Oznacza to, że jeżeli upoważnienie takie nie wynika wprost z dokumentu stwierdzającego status prawny Wykonawcy, to do oferty należy dołączy stosowne pełnomocnictwo. W przypadku konsorcjum osób fizycznych oferta powinna być podpisana przez osobę wskazaną do reprezentowania konsorcjum.

10. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy oraz postanowienia umowy:

    1. Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium oraz zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
    2. Zamawiający podpiszę umowę z wybranym Wykonawcą. Wzór umowy jest dostępny na żądanie Wykonawcy.
    3. Przedmiot umowy wykonany zostanie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

11. Odrzucenie oferty:

    1. W niniejszym postępowaniu zostanie odrzucona oferta Wykonawcy, który:
       1. złoży ofertę niezgodną z treścią niniejszego zapytania ofertowego,
       2. złoży ofertę niekompletną, tj., niezawierającą oświadczeń i dokumentów wymaganych przez Zamawiającego,
       3. przedstawi nieprawdziwe informacje,
       4. nie spełnia warunków udziału w postępowaniu, złożył ofertę, która zawiera rażąco niską cenę rozumianą jako cenę, która jest nierealistyczna, niewiarygodna w porównaniu do cen rynkowych podobnych zamówień i innych ofert złożonych w toku postępowania o udzielenie niniejszego zamówienia.

12. Udzielanie informacji:

Do porozumiewania z Wykonawcami upoważniona jest następująca osoba:

• w zakresie opisu przedmiotu zamówienia, Monika Sobiczewska - Spurek – Starszy specjalista pracy socjalnej Działu Pomocy Usługowej MOPS w Ostrowcu Św., tel.: 41 276 76 18,
• w zakresie procedury postępowania, Andrzej Kaczmarski - Kierownik Działu Administracyjno-Technicznego MOPS w Ostrowcu Św., tel.: 41 276 76 30,

13. Termin związania ofertą:

Ustala się, że Wykonawca składający ofertę pozostaje nią związany przez okres 30 dni.
Bieg terminu związania oferty rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

XIV.  Klauzula informacyjna dla osób fizycznych dotycząca przetwarzania danych osobowych:

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dale] „RODO", informujemy, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Ostrowcu Świętokrzyskim, ul. Świętokrzyska 22, 27-400 Ostrowiec Świętokrzyski, woj. Świętokrzyskie, tel. 41 276 76 00 faks: 41 265 22 51;
2. Inspektorem ochrony danych osobowych w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Ostrowcu Świętokrzyskim jest Pan Grzegorz Stawiarski, tel. 41 276 76 35
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego: zakup usługi obsługi systemu polegającej na sprawowaniu całodobowej opieki na odległość nad seniorami przez centrale monitoringu w ramach programu „Korpus Wsparcia Seniorów" na rok 2023 na potrzeby Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Ostrowcu Świętokrzyskim, prowadzonym w trybie zapytania ofertowego o wartości nieprzekraczającej kwoty 130000,00 złotych netto;
4. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty uczestniczące w postępowaniu o udzielenie niniejszego postępowania.
5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane w okresie równym okresowi przechowywania przez Zamawiającego dokumentacji niniejszego postępowania.
6. Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.
   W przypadku nie podania danych osobowych oferta będzie podlegała odrzuceniu.
7. W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
   1. Posiada Pani/Pan:
   2. na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
   3. na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;
   4. na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;
   5. prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, ze przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
8. Nie przysługuje Pani/Panu:
   1. w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
   2. prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
   3. na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

15. Pozostałe postanowienia i informacje:

    1. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
    2. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
    3. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych.
    4. Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielenia zamówień polegających na powtórzeniu podobnych dostaw.
    5. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść zapytania ofertowego. Dokonaną zmianę zapytania ofertowego Zamawiający niezwłocznie zamieszcza na stronie internetowej.
    6. Wybór najkorzystniejszej oferty jest ostateczny i nie podlega procedurze odwoławczej.
    7. Po zakończeniu postępowania Wykonawcy, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia zostaną zawiadomieni o wyborze najkorzystniejszej oferty.
    8. Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
       1. dokonania oceny ofert przed badaniem, a następnie wezwania tylko Wykonawcy, którego oferta została oceniona najwyżej, w celu uzupełnienia braków w ofercie lub złożenia wyjaśnień do treści oferty. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została oceniona najwyżej, nie spełni warunków udziału w postępowaniu lub uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający wybierze ofertę Wykonawcy, który złożył ofertę najwyżej ocenioną spośród pozostałych ofert;
       2. negocjowania ceny oferty, jeżeli w wyznaczonym terminie wpłynie tylko jedna ważna i niepodlegająca odrzuceniu oferta;
       3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zakończenia niniejszego postępowania bez wyboru żadnej oferty (w stosunku do całego zamówienia) bez prawa Wykonawcy do żądania zwrotu kosztów przygotowania i złożenia oferty.
       4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyn, na każdym etapie postępowania, a także do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty.
       5. Zamawiający wskazuje, że zawarcie umowy dot. realizacji zamówienia nastąpi nie później niż w terminie do 3 dni od zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty.