Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Ostrowcu Świętokrzyskim - Zamówienia publiczne poniżej 130 000,00 zł - rok 2023

A.261.16.2023

1. Nazwa i adres Zamawiającego

Gmina Ostrowiec Świętokrzyski - Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Ostrowcu Świętokrzyskim, ul. Świętokrzyska 22, 27-400 Ostrowiec Świętokrzyski,
woj. świętokrzyskie, tel. 41 276 76 00, faks: 41 265 22 51.

2. Tryb udzielania zamówienia:

   1. Zamówienie prowadzone jest z wyłączeniem stosowania przepisów ustawy Prawo Zamówień Publicznych.
   2. Wartość zamówienia nie przekracza kwoty 130000,00 złotych netto.

3. Opis przedmiotu zamówienia:

   1. Przedmiotem zamówienia jest zakup usług porządkowych i odświeżenia pomieszczeń w mieszkaniach beneficjentów Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Ostrowcu Świętokrzyskim, tj. trzech lokalach mieszkalnych położonych na terenie miasta Ostrowca Świętokrzyskiego o łącznej powierzchni 173 m2 w związku z realizowanym przez Gminę Ostrowiec Świętokrzyski / Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Ostrowcu Świętokrzyskim projektem „Opracowanie i pilotażowe wdrożenie mechanizmów i planów deinstytucjonalizacji usług społecznych” realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020 Oś Priorytetowa II Efektywne polityki publiczne dla rynku pracy, gospodarki i edukacji Działania 2.8 Rozwój usług społecznych świadczonych w środowisku lokalnym, według standardów wskazanych przez Zamawiającego.

   2. Zamówienie obejmuje następujący zakres czynności leżących po stronie Wykonawcy:

      1. Dwa razy w miesiącu:

         1. odkurzenie, wyczyszczenie, umycie podłóg w pomieszczeniach (panele, wykładzina lentex, płytki PCV, itp.),

         2. wycieranie kurzu, odkurzenie mebli tapicerowanych i wykładzin, a w przypadku zabrudzeń czyszczenie ich,

         3. dokonanie malowania ścian oraz umycie ścian silnie zabrudzonych,

         4. umycie przedmiotów znajdujących się w sprzątanych pomieszczeniach tj. biurek, szafek, wyłączników, koszy na śmieci, parapetów okiennych, drzwi itp. środkami myjąco-konserwującymi,

         5. utrzymanie czystości w toaletach: mycie, czyszczenie i dezynfekcja urządzeń sanitarnych, luster, umywalek, drzwi, pojemników na mydło, itp.,

         6. opróżnienie pojemników na śmieci, wymiana worków foliowych, wynoszenie nieczystości do kontenerów na śmieci na zewnątrz budynku.

   3. Wykonawca zobligowany będzie do wykonania usługi przy użyciu własnych pracowników oraz własnego sprzętu i środków czystości, tj. środków do czyszczenia mebli, płynów i preparatów do mycia oraz konserwacji, past, płynów do dezynfekcji, worków na odpady, środków zapachowych, środków do utrzymania i pielęgnacji powierzchni podłóg oraz mebli.

   4. Wykonawca zapewnienia we własnym zakresie i na swój koszt odpowiedni stan zaopatrzenia w niezbędne materiały, środki czystości, środki transportu urządzeń, narzędzi, sprzętu itp.

   5. Zamawiający zastrzega sobie prawo kontroli sposobu realizacji zamówienia na każdym etapie i oczekuje od Wykonawcy pełnej współpracy w szczególności przekazywania na każdą prośbę Zamawiającego pełnej informacji o stanie realizacji zamówienia oraz konsultowania z Zamawiającym wszelkich istotnych kwestii związanych z realizacją zamówienia.

   6. Dokładny harmonogram przedstawiający termin wykonania usługi zostanie przedstawiony Wykonawcy w ciągu 5 dni od dnia podpisania umowy.

4. Obowiązki Wykonawcy dotyczące realizacji usługi:

Wykonawca zobowiązany jest do:

1. wykonywania prac sprzątających w sposób rzetelny i profesjonalny. Wykonawca powinien posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponować odpowiednim potencjałem technicznym i kadrowym do wykonywania przedmiotu zamówienia.
2. zapewnienia odzieży, środków higieny oraz środków ochrony osobistej dla pracowników wykonujących usługi w imieniu Wykonawcy,
3. dbałości, aby pracownicy wskazani w pkt 2 posiadali stosowne badania lekarskie oraz zostali przeszkoleni z zakresu przepisów BHP,
4. pokrycia wszelkiej szkody wynikającej z kradzieży i uszkodzenia mienia mających miejsce w trakcie wykonywania niniejszej umowy na zasadzie ryzyka.

5. Termin wykonania zamówienia:

Od daty podpisania do dnia 23 sierpnia 2023 r.

6. Warunki udziału w postępowaniu

   1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki udziału w postępowaniu:
      1. posiadają niezbędne uprawnienia do wykonania przedmiotu zamówienia,
      2. posiadają niezbędną wiedzę oraz doświadczenie, a także potencjał techniczny i dysponują osobami zdolnymi do wykonania przedmiotu zamówienia,
      3. znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia,
      4. złożą ważną ofertę w terminie wyznaczonym do składania ofert.
   2. W celu dokonania oceny spełnienia w/w warunków udziału w postępowaniu, Wykonawca wypełni i złoży wraz z ofertą podpisany załącznik Nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.

7. Wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie należy dołączyć do oferty:

   1. Formularz ofertowy - Załącznik Nr 1.
   2. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu według Załącznik Nr 2.
   3. Oświadczenie o spełnienie wymagań RODO według Załącznika Nr 3.

8. Opis sposobu przygotowania ofert:

   1. Oferta powinna być sporządzona na formularzu ofertowym, którego wzór stanowi Załącznik Nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.
   2. Zaoferowana cena musi być wyrażona, jako cena netto i brutto w złotych polskich wg obowiązujących przepisów na dzień sporządzenia oferty i określać wartość przedmiotu zamówienia w sposób kompletny i jednoznaczny.
   3. Ceny należy podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Rozliczenia między Zamawiającym, a Wykonawcą będą prowadzone wyłącznie w PLN.
   4. Oferta, jak również wszystkie oświadczenia i inne dokumenty, stanowiące integralną część oferty (Załączniki), muszą być podpisane przez upoważnionego Przedstawiciela lub Przedstawicieli Wykonawcy, zgodnie z wpisem w odpowiednim dokumencie uprawniającym do występowania w obrocie prawnym w imieniu Wykonawcy.
   5. Oferty złożone po terminie nie będą brane pod uwagę i nie będą zwracane do kierującego ofertę.

9. Kryterium oraz sposób oceny ofert:

Kryterium oceny ofert:

1. Cena (C) - kryterium cena brutto za wykonanie całkowitej usługi stanowiącej sumę wartości wskazanej w Załączniku Nr 1.
   Liczba punktów zostanie przyznana w oparciu o następujący wzór:

P = (C n/C b) x 100 pkt

gdzie:
P - liczba punktów,
C n - cena najtańszej oferty,
C b - cena oferty badanej.

Spośród ofert ważnych i niepodlegających odrzuceniu Zamawiający wybierze oferty z największą liczbą punktów. Maksymalnie wykonawca może zdobyć 100 pkt.

Jeżeli nie można wybrać najkorzystniejszej oferty z uwagi na to, ze dwie lub więcej ofert przedstawiają taką samą liczbę punktów, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych.

Z wybranym Wykonawcą zostanie zawarta umowa o udzielenie zamówienia publicznego.

10. Miejsce oraz termin składania ofert:

    1. Zainteresowanych prosimy o składanie ofert w języku polskim:
       • w formie papierowej w siedzibie Zamawiającego przy ul. Świętokrzyskiej 22 w Ostrowcu Świętokrzyskim (pok. 4.15 - Sekretariat), w zamkniętej kopercie z podanym adresem zwrotnym i dopiskiem: „zakup usług porządkowych i odświeżania pomieszczeń w mieszkaniach beneficjentów Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Ostrowcu Świętokrzyskim”.
       • pocztą elektroniczną na adres: biuro@mopsostrowiec.pl. Wiadomość musi zawierać wszystkie wymagane dokumenty. Zarówno formularz oferty cenowej, jak i wszystkie wymagane załączniki muszą mieć formę czytelnych skanów (w formacie .pdf lub jako pliki graficzne .jpg lub .png) podpisanych dokumentów. Oferty złożone przy pomocy poczty elektronicznej, zawierające wypełnione komputerowo, ale niepodpisane dokumenty, nie będą rozpatrywane. Wpisanie komputerowo nazwiska lub danych oferenta bez odręcznego podpisu nie będzie traktowane jako podpisanie dokumentu. W ramach postępowania, oceniane będą wyłącznie oferty złożone w terminie określonym poniżej, kompletne i wypełnione na drukach stanowiących załączniki do Zapytania.
    2. Decydujące znaczenie dla oceny zachowania powyższego terminu przy składaniu ofert drogą pocztową ma data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego, a nie data jej wysłania przesyłką pocztową, czy kurierską.
    3. Termin składania ofert upływa w dniu 3 lipca 2023 roku o godzinie 9:00. Oferty złożone po tym terminie nie zostaną rozpatrzone.
    4. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 3 lipca 2023 roku o godzinie 9:15 na sali konferencyjnej (IV piętro pok. 4.6).
    5. Upoważnienie osób podpisujących ofertę musi bezpośrednio wynikać z dokumentów dołączonych do oferty. Oznacza to, że jeżeli upoważnienie takie nie wynika wprost z dokumentu stwierdzającego status prawny Wykonawcy, to do oferty należy dołączy stosowne pełnomocnictwo. W przypadku konsorcjum osób fizycznych oferta powinna być podpisana przez osobę wskazaną do reprezentowania konsorcjum.

11. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy oraz postanowienia umowy:

    1. Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium oraz zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
    2. Zamawiający podpisze umowę z wybranym Wykonawcą. Wzór umowy jest dostępny na żądanie Wykonawcy.
    3. Przedmiot umowy wykonany zostanie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

12. Odrzucenie oferty:

    1. W niniejszym postępowaniu zostanie odrzucona oferta Wykonawcy, który:
       1. złoży ofertę niezgodną z treścią niniejszego zapytania ofertowego,
       2. złoży ofertę niekompletną, tj. niezawierającą oświadczeń i dokumentów wymaganych przez Zamawiającego,
       3. przedstawi nieprawdziwe informacje,
       4. nie spełnia warunków udziału w postępowaniu, złożył ofertę, która zawiera rażąco niską cenę rozumianą jako cenę, która jest nierealistyczna, niewiarygodna w porównaniu do cen rynkowych podobnych zamówień i innych ofert złożonych w toku postępowania o udzielenie niniejszego zamówienia.

13. Udzielanie informacji:

Do porozumiewania są z Wykonawcami upoważniona jest następująca osoba:

• w zakresie opisu przedmiotu zamówienia: Dorota Struska – Starszy Specjalista Pracy Socjalnej - Koordynator Usług Społecznych Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Ostrowcu Świętokrzyskim, tel.: 41 276 76 41.

• w zakresie procedury postępowania: Sylwester Wesołowski – Zastępca Kierownika Działu Administracyjno-Technicznego Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Ostrowcu Świętokrzyskim, tel.: 41 276 76 27

14. Termin związania ofertą:

Ustala się, że Wykonawca składający ofertę pozostaje nią związany przez okres 30 dni.
Bieg terminu związania oferty rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

15. Klauzula informacyjna dla osób fizycznych dotycząca przetwarzania danych osobowych:

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO", informujemy, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Ostrowcu Świętokrzyskim, ul. Świętokrzyska 22, 27-400 Ostrowiec Świętokrzyski, woj. Świętokrzyskie, tel. 41 276 76 00 faks: 41 265 22 51.
2. Inspektorem ochrony danych osobowych w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Ostrowcu Świętokrzyskim jest Pan Grzegorz Stawiarski, tel. 41 276 76 35.
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a oraz c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego: zakup usług  porządkowych i odświeżaniu pomieszczeń w mieszkaniach beneficjentów Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Ostrowcu Świętokrzyskim, prowadzonej w trybie zapytania ofertowego o wartości nieprzekraczającej kwoty 130 000,00 złotych netto.
4. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty uczestniczące w postępowaniu o udzielenie niniejszego postępowania.
5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane w okresie równym okresowi przechowywania przez Zamawiającego dokumentacji niniejszego postępowania.
6. Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.
   W przypadku nie podania danych osobowych oferta będzie podlegała odrzuceniu.
7. W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
8. Posiada Pani/Pan:
   1. na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
   2. na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;
   3. na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;
   4. prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, ze przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
9. Nie przysługuje Pani/Panu:
   1. w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
   2. prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
   3. na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

16. Pozostałe postanowienia i informacje:

    1. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
    2. Zamawiający nie dopuszcza możliwość składania ofert częściowych.
    3. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych.
    4. Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielenia zamówień polegających na powtórzeniu podobnych usług.
    5. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść zapytania ofertowego. Dokonaną zmianę zapytania ofertowego Zamawiający niezwłocznie zamieszcza na stronie internetowej.
    6. Wybór najkorzystniejszej oferty jest ostateczny i nie podlega procedurze odwoławczej.
    7. Po zakończeniu postępowania Wykonawcy, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia zostaną zawiadomieni o wyborze najkorzystniejszej oferty.
    8. Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
       1. dokonania oceny ofert przed badaniem, a następnie wezwania tylko Wykonawcy, którego oferta została oceniona najwyżej, w celu uzupełnienia braków w ofercie lub złożenia wyjaśnień do treści oferty. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została oceniona najwyżej, nie spełni warunków udziału w postępowaniu lub uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający wybierze ofertę Wykonawcy, który złożył ofertę najwyżej ocenioną spośród pozostałych ofert,
       2. negocjowania ceny oferty, jeżeli w wyznaczonym terminie wpłynie tylko jedna ważna i niepodlegająca odrzuceniu oferta,
       3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zakończenia niniejszego postępowania bez wyboru żadnej oferty (w stosunku do całego zamówienia) bez prawa Wykonawcy do żądania zwrotu kosztów przygotowania i złożenia oferty,
       4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyn, na każdym etapie postępowania, a także do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty,
       5. Zamawiający wskazuje, że zawarcie umowy dot. realizacji zamówienia nastąpi nie później niż w terminie do 3 dni od zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty.